Visite à l’improviste en milieu familial : checklist de préparation

Réponse rapide

Le bureau coordonnateur (BC) effectue trois visites à l’improviste par année, pendant les heures d’ouverture. La première a généralement lieu dans les trois mois suivant la reconnaissance. L’objectif n’est pas de surprendre la RSGE avec un détail caché, mais de vérifier que les conditions de reconnaissance sont maintenues au quotidien et que la santé, la sécurité, le bien-être et le développement des enfants sont réellement soutenus.

Cette checklist reprend les grands groupes de points de la grille officielle et les transforme en routine pratique. Elle ne reproduit pas la grille mot à mot et ne la remplace pas.

Note

Certains points peuvent ne pas s’appliquer à votre milieu. La Loi, les règlements, la grille officielle et les indications de votre BC ont préséance. Source vérifiée le 11 août 2026.

1. Présence de la RSGE, ratio et qualité des interactions

La visite commence souvent par ce qui se passe devant l’agente : la RSGE est présente, attentive et en mesure d’intervenir. Elle communique avec respect, crée des liens affectifs significatifs et collabore avec les parents et le BC. Les gestes dégradants ou abusifs, les menaces, le dénigrement, les punitions exagérées et le langage humiliant sont interdits, y compris lorsqu’ils viennent d’une personne employée.

Le ratio doit correspondre au nombre et à l’âge des enfants présents. En règle générale :

• sans assistance : jusqu’à six enfants, dont au plus deux de moins de 18 mois;
• avec une assistante qualifiée : jusqu’à neuf enfants, dont au plus quatre de moins de 18 mois.

Des règles particulières touchent les enfants de moins de neuf ans de la RSGE ou de l’assistante qui vivent dans la résidence. Ils peuvent parfois être exclus du ratio lorsqu’ils ne sont présents qu’avant l’école, le midi ou après l’école, ou pendant certaines activités extérieures. En cas de doute, confirmez le calcul avec le BC plutôt que de l’interpréter seule.

2. Programme éducatif visible dans la journée

Le programme éducatif ne doit pas être seulement un document rangé. L’agente peut observer si les expériences intérieures et extérieures sont variées, adaptées à l’âge et au niveau de développement, et si elles soutiennent les domaines :

• physique et moteur;
• cognitif;
• langagier;
• social et affectif.

L’intervention éducative s’appuie sur quatre étapes : observer, planifier et organiser, agir, puis réfléchir et faire une rétroaction. Une note courte sur un intérêt observé, l’ajustement proposé et la réaction des enfants peut démontrer ce cycle sans créer une lourde paperasse.

Les enfants doivent généralement aller dehors au moins 60 minutes par jour dans un endroit sécuritaire, sauf lorsque les conditions compromettent leur santé, leur sécurité ou leur bien-être. Les écrans doivent être intégrés au programme, utilisés de façon sporadique, limités à 30 minutes dans une journée et ne sont pas permis pour les moins de deux ans.

3. Assistante et remplacement

Si une personne vous assiste, vérifiez qu’elle a au moins 18 ans, possède les aptitudes nécessaires, peut soutenir le programme éducatif, est en bonne santé et détient un certificat de secourisme valide. Son attestation d’absence d’empêchement doit aussi demeurer valide.

Conservez notamment sa preuve d’identité, son certificat de secourisme et la preuve de sa formation de 12 heures sur le développement de l’enfant, à suivre au plus tard six mois après l’entrée en fonction. Ces documents doivent être conservés trois ans après la fin de son emploi. Le BC doit recevoir son nom, son adresse et son téléphone.

Pour le remplacement occasionnel, gardez les mêmes types de preuves et un registre de remplacement indiquant le nom, les jours et les heures. Le remplacement ne doit généralement pas dépasser 20 % des jours d’ouverture calculés à partir de la date de reconnaissance. Les parents doivent être avisés dès que possible.

Prévoyez aussi une personne majeure disponible pour un remplacement d’urgence. Faites-lui trouver sans aide les contacts, l’auto-injecteur, la procédure d’évacuation et la fiche d’assiduité.

4. Résidence, accès et sécurité incendie

La résidence doit comporter une cuisine, un endroit pour manger, des installations sanitaires et une pièce avec fenêtre vers l’extérieur pour les jeux et activités. Les pièces privées qui ne font pas partie des espaces communs doivent être fermées ou protégées par une barrière conforme, sauf si un adulte s’y trouve.

Les espaces utilisés doivent être propres, en bon état, bien aérés et maintenus à au moins 20 °C. Si des enfants portent des couches, un endroit de changement doit être désigné.

Vérifiez aussi :

• un téléphone accessible et fonctionnel;
• au moins un détecteur de fumée par étage;
• au moins un détecteur de monoxyde de carbone conforme par étage;
• un extincteur accessible;
• le contrôle de l’accès à la résidence pendant les heures de garde;
• les numéros du Centre antipoison, de la remplaçante d’urgence et du service de santé du territoire affichés;
• les coordonnées des parents, assistantes et remplaçantes accessibles.

La procédure d’évacuation doit être adaptée à la résidence. Un exercice est organisé à l’arrivée d’un nouvel enfant ou au moins tous les six mois. Notez la date, les obstacles rencontrés et la correction apportée.

5. Mobilier, jeux, sommeil et extérieur

Les jeux et le matériel doivent convenir à l’âge et au nombre d’enfants, soutenir le programme éducatif, être sécuritaires, non toxiques, lavables, robustes et en bon état. Les barrières, poussettes, landaus et enceintes doivent respecter les normes qui les concernent.

Pour le repos :

• un enfant de moins de 18 mois dispose d’un lit à montants et barreaux ou d’un parc conforme;
• un enfant de plus de 18 mois dispose d’un lit, lit de camp ou matelas avec housse lavable;
• chaque enfant a sa propre literie entre les lavages;
• la literie est identifiée et rangée sans contact avec celle des autres;
• un enfant n’est pas laissé dans son lit hors des périodes de repos, sauf maladie ou accident;
• aucun enfant n’est attaché dans son lit;
• le parc n’est utilisé hors sommeil que pour de courtes périodes.

Les structures d’escalade, balançoires et glissoires doivent être lisses, sécuritaires et installées selon les instructions du fabricant. Une pataugeoire portative est désinfectée avant l’usage et vidée lorsqu’elle ne sert pas.

S’il y a une arme à feu, elle doit être hors de la vue et de la portée des enfants. Les parents sont avisés par écrit et le BC reçoit une copie signée. Aucune boisson alcoolique ne doit être consommée dans les lieux utilisés pendant les heures de garde.

6. Surveillance, maladie et urgence

La surveillance est constante, particulièrement avec les équipements de jeu, pendant les activités extérieures et lors des sorties. Demandez-vous si vous pouvez préparer une collation, accompagner un enfant aux toilettes ou ouvrir la porte sans perdre le contrôle du groupe.

En cas de maladie ou d’accident sérieux, demandez immédiatement l’assistance médicale nécessaire. L’enfant est, autant que possible, isolé du groupe tout en restant sous la surveillance d’un adulte, puis le parent ou la personne désignée est avisé rapidement.

7. Repas, collations et besoins particuliers

Les repas et collations fournis doivent être conformes au Guide alimentaire canadien. Le parent est informé du menu, et les aliments sont conservés et servis dans des conditions sanitaires et à la bonne température.

Lorsqu’un enfant suit une diète spéciale prescrite par un médecin ou une infirmière praticienne spécialisée, suivez les directives écrites du parent. Les allergies, restrictions et mesures d’urgence doivent être faciles à repérer pour toute personne autorisée à remplacer.

8. Médicaments, produits naturels et produits toxiques

Les médicaments et produits naturels destinés aux enfants restent dans leur contenant d’origine, étiqueté avec le nom de l’enfant, le produit, l’expiration, la posologie et la durée du traitement. En règle générale, leur administration exige l’autorisation écrite du parent et d’un professionnel habilité; l’étiquette du pharmacien peut servir d’autorisation professionnelle.

Certains produits — par exemple solution saline, solution orale d’hydratation, crème pour érythème, gel lubrifiant à usage unique, crème hydratante, baume à lèvres, calamine et crème solaire — suivent des règles particulières, mais une autorisation parentale demeure requise. L’acétaminophène et l’insectifuge sont encadrés par des protocoles.

Tenez une fiche d’administration avec le nom de l’enfant, le produit, la date, l’heure, la dose, le nom et la signature de la personne qui l’a administré lorsque la consignation est requise. Le dossier de médicaments contient les fiches, protocoles, autorisations et ordonnances. À la fin des services, l’original est remis au parent et une copie est conservée trois ans.

Les médicaments sont hors de portée, séparés des aliments, des produits toxiques et des médicaments familiaux. L’auto-injecteur d’épinéphrine reste accessible aux adultes et n’est pas verrouillé. Les produits toxiques et d’entretien, à l’intérieur comme à l’extérieur, sont clairement étiquetés et rangés sous clé.

9. Fiches d’inscription et d’assiduité

La fiche d’inscription doit réunir l’identité et les coordonnées de l’enfant et du parent, les personnes autorisées, le contact d’urgence, la fréquentation, les consignes d’urgence, les permissions de sortie et les informations de santé ou d’alimentation nécessitant une attention. Elle est signée, conservée sur place puis remise au parent à la fin des services.

La fiche d’assiduité indique les présences et absences par journée ou demi-journée. Elle est mise à jour quotidiennement, signée par le parent toutes les deux semaines, accessible sur les lieux et conservée six ans après la fin des services.

10. Dossier éducatif et portraits périodiques

Un dossier éducatif est tenu pour chaque enfant. Il contient les renseignements de base, les portraits périodiques et, au besoin, les documents liés à un soutien particulier. Seules la RSGE et son assistante y inscrivent des renseignements.

Les portraits sont complétés, datés et signés en novembre et en mai, sauf si l’enfant fréquente le milieu depuis moins de 60 jours. Ils couvrent les quatre domaines de développement et sont transmis au plus tard le 15 décembre et le 15 juin. Conservez une preuve de transmission pendant l’année qui suit le départ de l’enfant. L’original du dossier est remis au parent au départ; une copie est gardée un an, puis détruite.

11. Garde de nuit, si elle s’applique

Pour la garde de nuit, l’espace de coucher se trouve au même étage que celui de la RSGE. Une surveillance auditive électronique constante est assurée. Chaque enfant dispose d’un lit conforme à son âge et d’une literie individuelle sécuritaire.

12. Trousse de premiers soins

La trousse principale est hors de portée des enfants, non verrouillée et accessible aux adultes responsables. Adaptez les quantités au nombre d’enfants. La grille officielle prévoit notamment : manuel de secourisme, ciseaux à bandage, pince à écharde, gants, protection RCR, pansements, compresses, pansements compressifs, ruban hypoallergène, bandages de gaze, pansements pour les yeux, tampons antiseptiques et alcoolisés, thermomètre électronique avec embouts, bandages triangulaires, épingles et sacs refermables pour objets contaminés.

Routine simple pour rester prête

Chaque jour

• compter les enfants et confirmer le ratio;
• contrôler les accès et balayer les risques;
• mettre à jour l’assiduité;
• vérifier les autorisations requises;
• noter les observations éducatives utiles.

Chaque mois

• inspecter détecteurs, extincteur, jeux, couchage et trousse;
• retirer les produits expirés;
• vérifier les documents de l’assistante et des remplaçantes;
• confirmer que les contacts sont à jour.

Deux fois par année

• faire l’exercice d’évacuation;
• préparer les portraits périodiques;
• relire la grille officielle complète.

GE Agenda peut aider à centraliser les présences, les communications, les observations et les suivis éducatifs. Il ne garantit pas la conformité et ne remplace pas le BC.

Sources officielles

• Grille complète des éléments vérifiés lors des visites à l’improviste
• Obtenir et maintenir sa reconnaissance
• Guide officiel pour se faire reconnaître

Questions fréquentes sur les visites à l’improviste

Combien de visites à l’improviste le BC fait-il chaque année?

Le bureau coordonnateur effectue trois visites sans préavis par année pendant les heures d’ouverture. La première visite suivant une nouvelle reconnaissance a généralement lieu dans les trois premiers mois. D’autres visites ou suivis peuvent être organisés lorsqu’une situation exige une vérification particulière.

Le BC peut-il visiter toutes les pièces de la résidence?

L’agente vérifie les espaces liés au service et peut devoir accéder aux pièces, à la cour et aux dépendances pour confirmer la sécurité et le respect des conditions de reconnaissance. Les pièces privées non utilisées doivent rester fermées ou protégées de façon conforme pendant les heures de garde.

Que se passe-t-il si un élément n’est pas conforme?

La suite dépend de la nature et de la gravité du constat. Un élément administratif ou matériel peut mener à une demande de correction et à un suivi. Une situation créant un risque grave pour la santé, la sécurité ou le bien-être des enfants peut entraîner des mesures plus rapides. Demandez toujours au BC le constat écrit, l’échéance et la preuve attendue.

Quels documents doivent être accessibles le jour de la visite?

Gardez notamment à portée de main les fiches d’inscription et d’assiduité, les ententes de services, les contacts d’urgence, les dossiers de médicaments, les autorisations, les registres de remplacement, les preuves concernant l’assistante ou la remplaçante et les dossiers éducatifs. Les documents doivent être à jour, protégés et faciles à retrouver sans interrompre la surveillance.

Comment se préparer sans vivre dans le stress d’une inspection?

Transformez la grille en petites routines : assiduité et ratio chaque jour, trousse et médicaments chaque mois, évacuation et portraits deux fois par année. Une courte vérification régulière est plus fiable qu’un grand ménage administratif à la dernière minute.

GE Agenda garantit-il la conformité lors d’une visite?

Non. GE Agenda aide à organiser les présences, les communications, les observations et les suivis éducatifs, mais la RSGE demeure responsable de ses obligations. La loi, les règlements et les indications du BC ont toujours préséance.